Los trabajadores que ofrecen sus servicios a una empresa son acreedores a un pago, este lleva por nombre nóminas. Es un procedimiento que los negocios deben llevar a cabo para el seguimiento de sus cuentas y que está a cargo del área contable.
Somos conscientes que comprender cómo funcionan puede ser confuso. Si es empresario, emprendedor o es su primer trabajo y desconoce cómo se calculan, para qué sirven y los tipos que existen; no debe preocuparse pues en Despacho Contable México, le ayudamos a que pueda comprenderlo.
¿Qué son las nóminas?
Previamente le explicamos de manera muy simple que son. Es un formato que presenta la información financiera del empleado que está registrado de manera fiscal y legal, que incluye el salario, las deducciones y las bonificaciones que recibe cada cierto tiempo por prestar sus servicios, dependerá cómo lo maneje la empresa o negocio.
Dentro del desglose de las nóminas viene incluido las prestaciones, la seguridad social, el ahorro para el retiro e inclusive el fondo para la vivienda del trabajador.
¿Para qué sirven las nóminas?
Contar con un recibo de nómina aporta grandes ventajas, pero también da la función de comprobante o justificante. No es solo un simple papel, la idea es acreditar el pago de los servicios prestados por los trabajadores y que los dueños o jefes cuenten con la constancia de cumplimiento puntual del pago de los salarios.
Es importante destacar que dentro de la información que se encuentra en las nóminas, los empleados podrán conocer las deducciones, el pago de impuestos, asimismo dará la función de comprobante de ingresos que favorece al trabajador para conseguir otros servicios, como una tarjeta de crédito, un financiamiento o un crédito para la compra de una casa.
Integración de un recibo de nómina
Ahora le explicaremos cómo comprender la estructura y las partes de las nóminas. Lo primero con lo que se encontrará es el encabezado, situado en la parte superior, con el nombre de la empresa seguido del nombre del trabajador.
En esta sección corresponde a identificar la empresa o el patrón, debe aparecer el domicilio fiscal, Registro Federal del Contribuyente (RFC), registro patronal y datos del centro de trabajo.
Asimismo, muestra el nombre del trabajador, el cargo que desempeña, número de seguro social, su antigüedad, el tipo de contrato entre otros.
Percepciones de la nómina
Las percepciones es el derecho a recibir un pago por el trabajo realizado, en esta parte se podrá observar los detalles del salario o percepciones económicas sin haber aplicado las deducciones correspondientes.
Dentro de las nóminas hallamos las percepciones salariales, en donde se refleja el total de las percepciones económicas del trabajador y que cotizan a la seguridad social.
En este primer desglose se verán reflejados:
- Sueldo base: Según el contrato que acordaron ambas partes, será la cantidad que se muestra o sueldo.
- Complementos salariales: Son las cantidades extraordinarias que recibe el empleado por su trabajo, su desempeño, conocimientos, idiomas, resultados y dependerá únicamente de la situación de la empresa. Las más comunes son por antigüedad, puntualidad y trabajos desempeñados.
- Condiciones personales: Este funge como un incentivo para el empleado, y será otorgado por la empresa, si así lo considera. Uno de los factores que puede influir es la antigüedad.
- Salario en especie: Aquí el trabajador recibirá bienes o servicios que forman parte del salario, los más comunes es el servicio de auto o vivienda.
Deducciones de la nómina
Por otro lado, tenemos esta sección a la que debe prestar atención, estas percepciones son descontadas del salario conforme la ley lo marca. Las retenciones son personales y diferentes para cada empleado.
Estas retenciones son aplicadas al salario bruto (formado por las percepciones) obteniendo el salario neto, es decir lo que recibe el trabajador. Están formadas por:
- Retención de ISR: La empresa le retiene esta cantidad al trabajador y la paga a hacienda a nombre del empleado, como adelanto para el SAT con respecto a su próxima declaración anual.
- Seguridad social: Se trata de un porcentaje que se calcula a través de las bases de cotización y que se entregan al IMSS.
Tipos de nóminas
Existen diferentes tipos, se separan por personal y las formas de pago, esto dependerá de cómo lo maneje la empresa. Recursos humanos las clasificará en directivos o ejecutivos y por empleados de confianza.
La nómina de personal de directivos o ejecutivos contiene datos de incentivos monetarios y se puede manejar de manera confidencial a diferencia de empleados de confianza, que no se manejan de manera confidencial y poseen toda la información.
Por otra parte, existen por diferentes periodos de pago:
- Nómina semanal: Estos pagos son realizados a final de semana, los días pueden variar, dependerá de cómo lo maneje cada empresa, generalmente son los viernes, sábados o domingos.
- Nómina quincenal: Como su nombre lo indica, este pago se lleva a cabo específicamente los días 15 y 30 o 31 de cada mes. Es uno de los pagos más comunes y en caso de que el pago caiga en día no laborable, se debe esperar uno o dos días para obtener dicho pago.
- Nómina mensual: Este tipo de pago normalmente se realiza a los directivos y los días de pago suelen ser los días 15, aunque esto puede variar.
¿Cómo calcular los salarios de los empleados?
Salario mínimo diario
Vayamos con el tema que más dudas puede causarle, ¿Cómo calcular los salarios? Es más sencillo de lo que parece, aquí le explicamos.
El salario mínimo es la cantidad que debe ganar un trabajador según lo establece la ley, que depende de las horas trabajadas. Esto se traduce a que el empleado recibe la cantidad mínima, calculando lo que debe recibir mensualmente para cubrir sus gastos familiares, sociales y culturales.
Este salario es calculado por el Estado y se fija cada inicio de año, este puede ser revisado en cualquier momento siempre y cuando las circunstancias lo soliciten.
Pasos para calcular la nómina
Para calcular la nómina de los trabajadores las empresas siguen estos pasos, aunque en la actualidad existen softwares que ayudan a calcular las nóminas. Le damos a conocer los pasos para calcularla.
Lo primero que hacen es calcular el sueldo mensual de los trabajadores, los tiempos de pago, si será semanal, quincenal o mensual ya antes mencionados y si se incluirá el sueldo libre de impuestos.
En segundo lugar, deben convertir el sueldo en el plazo de tiempo que eligen para realizar los pagos, dividen el pago mensual entre 30 y lo multiplican por los días en los que labora el trabajador.
Posterior a esto deben calcular las retenciones del ISR (Impuesto Sobre la Renta) que es el descuento a las nóminas y que se debe llevar a cabo de manera equivalente al sueldo que recibe el trabajador. Además, deben calcular la retención de la seguridad social.
Finalmente deben descontar las deducciones correspondientes que pueden ser: retenciones de INFONAVIT , préstamos o anticipos de sueldos.
Aspectos que debe incluir la nómina
Como le describimos anteriormente, la nómina incluye muchos aspectos importantes como nombre de la empresa, nombre del empleado, percepciones de la nómina y deducciones, pero puede encontrar otros que no son tan comunes, que son de carácter personales y son determinadas por distintas circunstancias.
Entre estos se encuentran horas extraordinarias, pagas extraordinarias y bonos.
¿Qué es el timbrado de nóminas?
El timbrado de nóminas es muy importante, ya que es un comprobante fiscal digital que las empresas generan cada período, el timbrado se realiza ante el SAT, este se encarga de corroborar y certificar que la información sea correcta dándole validez al comprobante agregando un sello digital.
¿Cómo puede un despacho contable ayudarme con las nóminas?
Un despacho contable es un grupo de contadores públicos que ofrecen los servicios de contabilidad, llevando a cabo los cálculos, preparando y presentando las declaraciones de impuestos, ofreciendo soluciones y asesorías fiscales.
Ellos se encargarán de llevar el registro contable, financiero, administrativo y fiscal de las empresas.
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